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Comment choisir son outil de gestion de projet dans une équipe agile de développeurs


Triangle temps, coût et qualité, dessiné à la craie

Comment choisir son outil de gestion de projet dans une équipe agile de développeurs

Comment choisir son outil de gestion de projet dans une équipe agile de développeur ?

Jira ? Clickup ? Trello ? Zoho project ? Je ne sais pas vous mais j’ai l'impression qu’à chaque fois que je rencontre un nouveau client, je découvre un nouvel outil de gestion de projet… Alors lequel choisir ? Comment permettre aux équipes d'effectuer un travail plus efficace grâce à cet outil ?

Cet article vous permettra, je l’espère, de trouver (enfin !) chaussure à votre pied.

Je suis certaine que nous sommes nombreux à avoir passé un temps non mesurable sur les comparateurs de site de gestion de projet.

Il en existe une multitude et choisir le plus efficace peut vite s’apparenter à trouver l’origine d’un bug sans messages d'erreurs explicites.

Définir un besoin précis

Avant toute chose, je vous conseille de prendre le temps de délimiter le champ des besoins.

  • Quel est le périmètre des projets que vous souhaitez manager ?
  • À quel fréquence devrez-vous l’utiliser?
  • Le client aura-t-il un droit de regard sur le projet ?
  • Quels sont les éléments à suivre ?

Une fois que vous aurez répondu à ces différentes questions vous pourrez définir votre besoin particulier à savoir :

1/ Gestion de projets intégrés

Cette première gestion est la plus complète possible, c’est-à-dire que le chef de projet va devoir superviser différents éléments conjointement :

  • Le planning
  • Les coûts
  • La portée
  • La qualité
  • Les ressources
  • Les risques
  • Les modifications / évolutions
  • Les parties prenantes

2/ Gestion de projets collaboratifs

Il s’agit là de :

  • Faire circuler l’information de la meilleure façon,
  • Penser à l’impact de ses actions sur les missions des autres,
  • Partager le savoir et les éléments projets,
  • Reporter si besoin

Dans tous les cas, il sera nécessaire de tester plusieurs solutions sur différents projets pour trouver la perle rare.

Saas ou Local

En matière de logiciels de gestion de projet, on distingue les logiciels en mode Saas et en mode local. Les logiciels en mode SaaS se caractérisent par leur accessibilité, quel que soit l’endroit où on se trouve. Il est disponible sur internet. Ils sont dits « externalisés ». En effet, ils ne sont pas installés sur le serveur de l’entreprise, ce qui veut dire que vos informations sont gardées sur un autre serveur. On y a accès avec un abonnement, ce qui va engendrer des coûts de licence. Les mises à jour se font de manière automatique, mais ils ne peuvent pas fonctionner sans connexion.

Pour les logiciels de gestion de projet en mode local par contre, vos informations sont simplement hébergées sur le serveur de l’entreprise.

Il faut noter également qu’il est possible d’avoir les deux versions.

Qu’attendre d’un bon outil de gestion de projet ?

Une collaboration en temps réel

Le logiciel de gestion de projet doit permettre la collaboration entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Les personnes doivent pouvoir accéder en même temps au système et y apporter des modifications.

Partage et stockage des documents.

Il doit permettre le partage et le stockage de documents, afin que vous disposiez d'un référentiel de connaissances pour vos projets.

La gestion des coûts et des plannings

Suivi et rapport sur les coûts et échéance annoncée, surveillance des dépassements potentiels.

Les rapports.

Rapports et tableaux de bord personnalisables pour produire des rapports en temps réel. Vous devez pouvoir filtrer et formater en fonction des critères qui vous importent.

Facilité d'utilisation.

Si le système est trop complexe, votre équipe ne voudra pas l'utiliser, vous devez trouver un outil qui soit adopté par votre équipe, au risque de ne pas les voir l’utiliser. Il faut trouver l’outil dans lequel la barrière à l’entrée est la plus faible possible.

Création de modèles.

Il est important de pouvoir créer et personnaliser des modèles afin de ne pas avoir à repartir de zéro pour chaque projet et activité. Vous gagnez ainsi en efficacité, et automatisez votre travail de chefferie de projet. Cela rend aussi votre Onboarding de projet plus simple, lisible et efficace.

Les alertes.

Le système doit pouvoir déclencher des alertes ou des avertissements lorsque les choses déraillent, par exemple lorsqu'une activité prend du retard. Soit par une notification, soit par un voyant sur le projet/ la tache.

La gestion du temps.

Le temps de travail réel devra faire l'objet d'un suivi dans le système pour contrôler l'état d'avancement et gérer à la fois les coûts de main-d'œuvre et les ressources. Les outils les plus poussés pourront même vous proposer une certaine rentabilité, après avoir configuré vos coûts RH et coûts fixes.

La personnalisation.

Le logiciel doit être suffisamment souple pour s'adapter aux différents projets et processus de votre organisation. C’est toujours plus sympa, quand vous pouvez glisser votre icône, votre charte graphique, et vos termes d’organisation ;) .

Alors, vous y voyez un peu plus clair ?

Parlons un peu de notre expérience : Chez Efficience IT nous avons commencé avec Trello, bien que très intuitif, nous avons vite ressenti les limites des fonctionnalités en fonction de nos besoins.

Notamment le manque d’interaction entre les tableaux ainsi que le suivi “temps” qui amène à être amélioré. Cependant, cela reste un outil très bien pensé et simple d’utilisation.

Nous avons donc décidé de tester Clickup, moins connu à ce moment-là, nous étions curieux de découvrir tout ce qu’il pouvait proposer.

Avantages

  • Utilisation simple et intuitive, UX sympa
  • De multiples vues sont disponibles.
  • Des accès rapides pour le temps, les notes, les rappels, un agenda…
  • Challenger les équipes est un jeu d’enfant grâce aux “goals”.
  • Les filtres permettent d’afficher rapidement les priorités.

Inconvénients

Limitation de projets et de fichiers joints dans la version gratuite.

Nous avons également eu l’occasion de travailler sur un projet qui utilisait Jira, certainement l’outil le plus connu pour les équipes de développement agile

Avantages

De multiples vues sont disponibles. Des accès rapides pour le temps, les notes, les rappels… Les filtres permettent d’afficher rapidement les priorités. Une personnalisation à l’infini

Inconvénients

Un peu trop technique pour les néophytes Une formation est sans nul doute nécessaire pour ceux qui veulent utiliser cet outil dans ses moindres détails

Vous l’aurez donc compris, trouver le meilleur outil de gestion de projet n’est pas chose facile et il vous faudra y consacrer un peu de temps. Gardez cependant en tête les éléments les plus importants :

  • VOS besoins
  • VOS moyens
  • Le temps que vous pouvez y consacrer

Après plusieurs semaines de test avec Clickup c’est finalement cet outil que nous avons choisi. Son côté ludique mais pour autant sérieux, sa simplicité de prise en main et sa connexion avec Slack a conquis toute l'équipe (et moi la première).

Et si jamais vous avez besoin de conseils ou de retour d’expérience, n’hésitez pas à nous contacter, c’est par ICI

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