Comment rédiger un cahier des charges pour un projet agile

Comme on l'a vu dans un article précédent, l'approche Agile est une méthode de gestion de projet qui préconise une planification de projet où les objectifs sont fixés sur une courte période.

Vous avez un projet ? Vous souhaitez réaliser un cahier des charges suivant cette méthodologie ? Que vous envisagiez un développement web sur mesure ou une solution existante, cet article est fait pour vous !

Sommaire :

• Définition d'un cahier des charges
• Est-il nécessaire ?
• Quel est le format d'un cahier des charges ?
• Étapes
• Le cahier des charges comme document vivant
• Intégrer les user stories dans le cahier des charges
• Délais et budget

Définition d'un cahier des charges

Le cahier des charges est un document nécessaire pour tout développement d'un nouveau projet, c'est un brief qui va définir l'ensemble des besoins, attentes et contraintes pour le développement dudit projet.

Son établissement peut s'avérer fastidieux, rarement détaillé et nécessite une discussion si le projet est fait par un prestataire ou en mode forfaitaire.

C'est pour cela que la méthode Agile privilégie le backlog et les user stories ou "US".

Backlog : "Liste ordonnée et émergente de ce qui est nécessaire pour améliorer le produit"

Une user story : Exigence énoncée du point de vue d'un objectif utilisateur.

Les user stories, également appelées épopées, thèmes ou caractéristiques, suivent toutes le même format :

• En tant que <rôle>
• Je dois <exigence ou caractéristique>
• Afin de <objectif/valeur>

Dans un projet classique (cycle en V), le cahier des charges tente de tout prévoir à l'avance. En agilité, il pose les grandes lignes et laisse place à l'adaptation. Cette différence fondamentale change la manière dont on rédige le document : on cherche à communiquer une vision plutôt qu'à figer une liste exhaustive de spécifications.

Est-ce qu'il est nécessaire dans le projet agile ?

Non, la rédaction d'un cahier des charges n'est pas toujours nécessaire dans le cas où vous faites confiance à votre prestataire ou si votre équipe de développement est déjà construite. Il est donc conseillé d'établir le backlog et lancer sa réalisation.

Dans le cas contraire (choix d'un prestataire/lancement du projet en interne), vous devez attendre le retour de votre demande de solution technique avec un budget détaillé, pour savoir la faisabilité du projet. Le cahier des charges ici présentera votre objectif : nombre de journées de développement nécessaires.

En agilité, le cahier des charges sert à apporter des réponses à des questions avant le début du projet, et ce sont les User stories qui prendront le relais après !

Quand le cahier des charges reste indispensable

Même en agilité, certaines situations rendent le cahier des charges incontournable. Lorsque vous lancez un appel d'offres auprès de plusieurs prestataires, un document de référence est nécessaire pour comparer les propositions sur une base commune. De même, dans un contexte réglementé (santé, finance, secteur public), un cahier des charges formalisé peut être exigé par la conformité. Enfin, si votre projet implique plusieurs équipes ou départements, ce document sert de socle partagé pour aligner tout le monde sur la même vision. Lorsque vous reprenez un projet existant, un audit technique chez Efficience IT permet d'objectiver l'état du code et d'alimenter les contraintes techniques du cahier des charges.

Quel est le format d'un cahier des charges ?

Vous pouvez trouver des modèles en ligne qui vont vous aider à l'établir, mais ils restent toujours insuffisants et non adaptés, car chaque projet est différent de l'autre.

Donc pour établir le vôtre, il suffit de rédiger des slides et des phrases à des bullet points contenant vos fonctionnalités essentielles et votre réflexion (le nombre idéal de pages n'existe pas !).

Privilégier la clarté sur le volume

Un bon cahier des charges agile tient souvent en quelques pages. L'important n'est pas de tout détailler, mais de transmettre clairement trois éléments : le problème que vous résolvez, la valeur attendue pour l'utilisateur final, et les limites connues du projet. Par exemple, pour une application de réservation de salles de réunion, le cahier des charges pourrait simplement indiquer : "Les collaborateurs doivent pouvoir réserver une salle en moins de 30 secondes depuis leur téléphone", plutôt que de décrire chaque écran et chaque bouton.

Exemples concrets de contenu

Pour une refonte de site e-commerce avec une solution comme Sylius, un cahier des charges agile pourrait contenir :

• La vision : "Augmenter le taux de conversion de 15 % en simplifiant le tunnel d'achat"
• Les personas : un acheteur occasionnel de 35 ans, un acheteur professionnel qui commande en volume
• Les grandes fonctionnalités : catalogue produit, panier, paiement sécurisé, suivi de commande
• Ce qui est hors périmètre : programme de fidélité (reporté à une phase ultérieure)

Ce niveau de détail suffit à orienter un prestataire sans le contraindre sur les choix d'implémentation.

Étapes

1. Présentation générale de l'entreprise (activité, clients, concurrents...)

2. Contexte : D'où est venue votre idée ? À quelle problématique permet-elle de répondre ? Que va-t-elle changer au sein de votre organisation ? Quelles sont vos attentes/ambitions ? C'est aussi à cette étape que l'on pose la question fondamentale : développement sur mesure ou progiciel ? Les avantages d'un progiciel pour votre entreprise méritent d'être évalués avant d'engager un budget de développement.

3. Les fonctionnalités : il ne faut pas rentrer trop en détail et décrire vos spécifications ; en effet, il s'agit de lister, de manière générale et compréhensible, ce qui est attendu à être réalisé (Fonctionnalités très détaillées = taux d'échec élevé & Fonctionnalités allégées = coûts réduits, gain de temps et possibilité de tester les hypothèses sur le terrain)

4. Particularités : s'il y a des points complexes dans votre projet, expliquez-les d'une manière claire et détaillée pour qu'ils soient évidents aux lecteurs.

5. Contraintes : il est évident d'exposer l'ensemble des contraintes, qu'elles soient budgétaires, techniques (système d'exploitation, hébergement web, sécurité...), ou aussi celles de planning (cas d'activité saisonnière où le projet doit être prêt avant le début d'une période définie). Parmi les contraintes techniques, le choix de l'architecture est structurant : micro-services ou monolithe modulaire est une décision à anticiper dès le cahier des charges.

Cela va permettre un traitement des propositions adaptées à votre projet !

Comment bien décrire les fonctionnalités

La tentation est grande de rédiger des spécifications exhaustives. Or, en agilité, une fonctionnalité décrite trop précisément laisse peu de marge à l'équipe technique pour proposer des solutions innovantes. Préférez une description orientée résultat : "L'utilisateur peut filtrer les produits par prix, catégorie et disponibilité" plutôt que "Un menu déroulant à trois niveaux avec des cases à cocher permet de sélectionner les critères de filtrage". La première formulation laisse le champ libre pour trouver la meilleure interface possible. La seconde enferme l'équipe dans un choix qui n'a peut-être pas été testé auprès des utilisateurs.

Le cahier des charges comme document vivant

En méthode Agile, le cahier des charges n'est pas un document figé que l'on rédige une fois pour toutes avant de le ranger dans un tiroir. Il évolue avec le projet. À chaque sprint, les retours des utilisateurs et les apprentissages de l'équipe peuvent amener à revoir les priorités, ajouter des fonctionnalités ou en retirer.

Maintenir le document à jour

Il est recommandé de versionner votre cahier des charges, exactement comme du code source. Choisir le bon outil de documentation technique facilite cette démarche. Utilisez un outil collaboratif (Notion, Confluence, Google Docs) qui garde l'historique des modifications. À la fin de chaque sprint ou à chaque étape clé, prenez quelques minutes pour mettre à jour le document : supprimez ce qui n'est plus pertinent, ajoutez les nouvelles orientations issues des retours terrain.

Le cahier des charges nourrit le backlog

Le lien entre le cahier des charges et le backlog est direct. Chaque grande fonctionnalité identifiée dans le cahier des charges se traduit en une ou plusieurs user stories dans le backlog. Par exemple, la fonctionnalité "suivi de commande" du cahier des charges pourrait générer les user stories suivantes :

• En tant que client, je dois pouvoir consulter le statut de ma commande en temps réel, afin de savoir quand je serai livré.
• En tant que responsable logistique, je dois pouvoir mettre à jour le statut d'une commande, afin que le client soit informé automatiquement.

Intégrer les user stories dans le cahier des charges

Certaines équipes choisissent d'inclure directement les premières user stories dans le cahier des charges. Cette approche a l'avantage de montrer concrètement à un prestataire comment vous envisagez le découpage fonctionnel du projet.

Du besoin métier à la user story

Prenons un exemple concret. Vous développez une application de gestion de rendez-vous pour un cabinet médical. Le besoin métier est : "Les patients doivent pouvoir prendre rendez-vous en ligne." Traduit en user stories, cela donne :

• En tant que patient, je dois pouvoir choisir un créneau disponible sur un calendrier, afin de prendre rendez-vous sans appeler le cabinet.
• En tant que secrétaire médicale, je dois pouvoir bloquer des créneaux pour les urgences, afin de garder de la flexibilité dans le planning.
• En tant que médecin, je dois recevoir une notification lorsqu'un nouveau rendez-vous est pris, afin d'organiser ma journée.

Inclure ces user stories dans le cahier des charges permet au prestataire de comprendre non seulement ce que vous voulez, mais aussi pour qui et pourquoi. C'est un gain de temps considérable lors des premières discussions.

Critères d'acceptation

Chaque user story peut être accompagnée de critères d'acceptation qui précisent les conditions de validation. Par exemple, pour la user story du patient qui prend rendez-vous : "Le patient reçoit un email de confirmation dans les 5 minutes suivant la réservation" ou "Un créneau réservé n'apparaît plus comme disponible pour les autres patients". Ces critères servent de contrat entre vous et l'équipe de développement, sans pour autant dicter la solution technique.

Délais et budget

"Définissez à vos prestataires une date de mise en production réaliste, et le budget exact"

La méthode Agile ne renie donc pas le cahier des charges fonctionnel et sa nécessité, mais va plutôt modifier sa forme en lui permettant d'être complété alors que le projet est déjà commencé.

Un point essentiel à retenir : en agilité, le budget et le planning sont souvent des variables d'ajustement. Plutôt que de fixer un périmètre fonctionnel immuable, on définit une enveloppe budgétaire et un calendrier, puis on priorise les fonctionnalités en fonction de leur valeur métier. C'est cette approche que nous avons adoptée pour Doctavis, un MVP livré en un temps record. Si le budget est consommé avant que toutes les fonctionnalités soient développées, les moins prioritaires sont reportées. Cette approche réduit considérablement le risque de dépassement budgétaire et garantit que les fonctionnalités les plus importantes sont livrées en premier.

Chez Efficience IT, tous les projets sont menés dans le cadre de l'approche Agile.

Pour aller plus loin

• Core Team : structurer une équipe projet, organiser l'équipe qui va porter le cahier des charges
• Doctavis et Efficience IT : une course contre la montre pour sortir un MVP, retour d'expérience concret sur la construction d'un MVP avec un cahier des charges agile
• Quel outil choisir pour votre documentation technique ?, structurer la documentation du projet en parallèle du cahier des charges
• Comment produire la documentation sur votre projet Symfony avec l'approche Diataxis, organiser les livrables documentaires d'un projet
• Scrum Guide, le guide officiel de la méthodologie Scrum
• Manifeste Agile, les valeurs et principes fondateurs de l'approche agile
• Mountain Goat Software : User Stories, ressources de référence sur les user stories